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VADEMECUM : Organisation des manifestations scientifiques (colloques, journées d'étude, tables rondes...)

Préparation de l'évènement

Choix de la thématique
Le choix d'organiser une manifestation scientifique doit participer de la politique scientifique d’une unité de recherche et donc être validée par sa direction. Les crédits obtenus et dépensés passent par la ligne budgétaire de l’unité de recherche ou du projet.

Date et lieux de la manifestation
Après avoir fixé une date, vous devez rapidement rechercher une salle disponible en prenant en compte sa capacité d’accueil et vos besoins informatiques et audio-visuels. 
Renseignements : Salles à la Maison de la Recherche  + Campus Nation + Centre de colloques du Campus Condorcet

Constitution d’un comité scientifique, appel à communications et comité d’organisation
La constitution d’un comité scientifique et l'appel à communications doivent être effectifs suffisamment à l'avance.
Il convient aussi de mettre en place un comité d’organisation pour les aspects logistiques de la manifestation. Il travaillera en lien avec le bureau des colloques et le pôle de pilotage des structures de recherche ou le pôle Ingénierie des projets de recherche, international tout au long du processus d’organisation.
Pour la gestion de l'appel à communications, nous vous conseillons le site : sciencesconf

Elaboration du dossier au sein de l’établissement
La Commission de la Recherche du Conseil Académique examine les projets de manifestations scientifiques portés par les formations de recherche de l’Université et peut contribuer à leur financement. 
La recherche de sources de financement extérieures à l'université est recommandée. 
Des conventions peuvent être mise en place pour faciliter les flux financier. 

Perception de droits d’inscription
Les droits d’inscription pour les colloques organisés par l’université sont fixés à 20, 50 ou 100 Euros (au choix des organisateurs et selon la nature du colloque et ses besoins spécifiques). Les étudiants doivent être exonérés.
Des procédures ont été mises en place au sein de l’établissement afin de simplifier cette perception.
Système de paiement en ligne : dnum-ad@sorbonne-nouvelle.fr et agence.comptable@sorbonne-nouvelle.fr et eleonore.laly@sorbonne-nouvelle.fr
Pensez à nous informer par mail : colloques@sorbonne-nouvelle.fr pour relier l'actualité du colloque avec le site de paiement en ligne

 
Réservations d'hôtels, restaurants et prise en charge des transports
Les frais engagés par les communicants ne peuvent être désormais remboursés. Il sera nécessaire de prendre contact avec le gestionnaire de proximité de votre unité de recherche ou projet afin d'engager les frais de déplacement et d'hébergement en amont. Aucune dérogation ne pourra être accordée.
 
Nous invitons le comité d'organisation afin d’effectuer les demandes de devis et de frais de réception (buffets, restaurations, pauses cafés, cocktails etc.) se trouvant à proximité du lieu de la manifestation à remplir le formulaire Excel Demande de prestation [XLSX - 9 Ko] et l'adresser à son gestionnaire de proximité selon le type de budget (Unité de recherche, Projets etc.) sur lequel les dépenses de l’événement scientifique seront imputées accompagné du certificat relatif aux frais de réception rempli et dûment signé et du justificatif de l’événement (programme, appel à communication, convocation etc.)

Pour rappel l’établissement des bons de commande est à effectuer au plus tard 15 jours avant l'événement.
 

Communication

Page web
A partir du dossier dûment complété, une page sur la manifestation sera créée sur le site web institutionnel de la Sorbonne Nouvelle.
Pour agrémenter ou actualiser cette page de l’ensemble des informations que vous jugez utiles (visuels, affiches, programme, liens sur d’autres sites institutionnels…) envoyez un mail à colloques@sorbonne-nouvelle.fr

Site web
Pour celles et ceux qui ont besoin de réaliser un site web, nous vous conseillons le site : sciencesconf. Il faudra néanmoins faire la demande d'une page sur le site web institutionnel afin d'améliorer la visibilité de votre événement.

Annoncer votre évènement sur les plateformes spécialisées :
- Calenda
- Fabula


Alias mail
Vous pouvez demander la création d'un alias mail sur le formulaire dédié de notre gestionnaire de ticket avec le nom de l'alias souhaité, en privilégiant des noms courts (ex : nom2022@sorbonne-nouvelle.fr). Il faut également préciser les organisateurs qui seront destinataires des messages.

Pour gérer des inscriptions, un formulaire en ligne peut être plus simple à mettre en place.
 
Il s'agit plus d'un service (pour éviter de communiquer son adresse mail). Dans le cas d'un colloque avec 200 participants et une gestion qui est faite par plusieurs chercheurs, il peut donc s'avérer utile.
La gestion des mails demande ensuite un peu de méthode (celui qui répond au mail met l'alias en copie afin que les autres personnes sachent que le mail a été traité)
 

Affiche - programme
  • Consultez la page du bureau PAO. Attention : les délais de conception sont d'environ 8 semaines et les demandes doivent être faites en amont sur isorbonne afin de rentrer dans le planning du bureau PAO
  • Vous pouvez ensuite transmettre cette affiche à la Maison de la Recherche (4, rue des irlandais - 75005 PARIS) pour affichage dans nos locaux. Le jour de l'évènement, vous pouvez également prévoir quelques affiches pour l'accueil des participants.
  • Envoyez également une version en ".jpg" à l'adresse colloques@sorbonne-nouvelle.fr pour illustrer le site web.

Goodies
La cellule colloques vous offre une vingtaine de sacs, stylos et pochettes par manifestation selon les stocks. Les sacs sont désormais plus éco responsables et les quantités réduites (il est donc préférable de les distribuer en priorité aux communicants et modérateurs extérieurs). Pour les réserver, envoyez un mail à colloques@sorbonne-nouvelle.fr

Déroulement de la manifestation

Accueil et installation
Pensez à vous renseigner sur le materiel disponible en terme de video-projection et demander si besoin une aide technique colloques@sorbonne-nouvelle.fr

Captation audio ou vidéo du colloque

Si vous envisagez de réaliser une captation audio ou vidéo, contactez le service TICE audiovisuel et multimédia.

Pensez à nous tenir informer par mail : colloques@sorbonne-nouvelle.fr pour que nous diffusions ensuite la vidéo sur la page consacrée au colloque

Valorisation

Photos & vidéos
Vous pouvez nous contacter (colloques@sorbonne-nouvelle.fr) pour nous transmettre une selection de photos ou vidéos afin que nous puissions agrémenter la page de votre colloque.

Conclusions scientifiques
Nous vous invitons à prévoir des conclusions scientifiques, quelques lignes ou un document pdf d'une ou deux pages. Cela permettra de remettre en avant la page de votre évènement et de confirmer l'intérêt, la qualité des communications et des débats de votre manifestation scientifique.

Publication d'actes de colloques
Plutôt que de publier des actes de colloque, dont la portée est souvent limitée, nous vous encourageons à envisager la publication d’un ouvrage collectif sur la base du colloque.

  • La Direction des Bibliothèques Universitaires vous propose un nouveau service : la publication en ligne de vos actes de colloque sur un espace dédié sur le portail HAL de notre université.
  • Pensez à nous prévenir (colloques@sorbonne-nouvelle.fr) lors de la parution numérique ou papier afin que nous puissions également en faire la publicité sur le site de la recherche ou ajouter un lien sur la page de votre colloque.

 

mise à jour le 27 juillet 2025

Démarches

 
Nous conseillons vivement les personnes désirant organiser une manifesation scientifique de contacter au plus tôt :

Mission, bon de commande et remboursement


Missions et Déplacements Professionnels
voir le kit mission en bas de cette page