Vu les dispositions du code de l'éducation et notamment ses articles L. 712-6-1, D. 841-2 à D. 841-11 ;

Vu la circulaire n°2019-029 relative au suivi des actions financées par la contribution de vie étudiante et de campus ;

Vu la circulaire du 23 mars 2022 relative à l'engagement, à l'encouragement et au soutien aux initiatives étudiantes au sein des établissements d'enseignement supérieur sous tutelle du ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation ; Vu les statuts de l'université Sorbonne Nouvelle ;

Vu la Délibération n°2024-27 de la CFVU portant délégation de pouvoir à la Commission CVEC pour statuer sur l'attribution et les montants des aides financées par le produit de la contribution de vie étudiante et de campus

Considérant que le présent règlement abroge et remplace, dans toutes ses dispositions, les textes antérieurs relatifs à l'organisation, au fonctionnement et aux missions de la Commission, assurant ainsi une actualisation complète des règles applicables à cette instance.

Préambule

La Contribution en faveur de la Vie Étudiante et de Campus (la CVEC), destinée à soutenir notamment l'accueil et l'accompagnement social, sanitaire, culturel et sportif des étudiant.e.s et à conforter les actions de prévention et d'éducation à la santé réalisées à leur intention, est instituée au profit des établissements publics d'enseignement supérieur. Outre l'alimentation du FSDIE fixée réglementairement à un minimum de 30% - dont 30% pour le FSDIE aides sociales et 70% pour le FSDIE aide aux projets – et des fonds nécessaires à la médecine préventive fixés réglementairement à un monimum de 15%, la CVEC vient compléter les budgets déjà consacrés à la vie étudiante par l'Université Sorbonne Nouvelle, afin de mettre en oeuvre de nouveaux services et/ou actions spécifiques.

Article 1 – Objet

Est créée au sein de l'Université Sorbonne Nouvelle, une Commission CVEC (CCVEC) en charge de la programmation des actions financées au titre de ladite contribution. Les projets sont soumis au vote de la présente commission. Un bilan est établi deux fois par année universitaire soit une fois par semestre à la CFVU. La programmation des actions ainsi que le bilan d'utilisation des fonds sont par ailleurs soumis, chaque année civile, au vote du Conseil d'administration après consultation de la Commission de la formation et de la vie universitaire de l'université (CFVU). Le présent document détermine les règles relatives au fonctionnement et à l'organisation de cette commission et au dépôt des projets.

Article 2 – Missions

La commission a pour missions :
- de veiller à la répartition des sommes issues de la CVEC,
- de proposer une programmation d'actions financées par les fonds de la CVEC, - d'instruire pour ce faire tout dossier présentant des projets ou des propositions d'action améliorant les conditions de vie étudiante, et, en cas de non-acceptation d'un projet, de préciser les raisons de cette décision.
- d'établir le bilan annuel d'activité,
- de rendre compte à la CFVU de l'utilisation des crédits dans le cadre d'un bilan présenté en CFVU à l'issue de chaque semestre.

Article 3 - Composition de la Commission CVEC

La Commission CVEC est présidée par le ou la Vice-président.e de la Commission de la Formation et de la vie universitaire de la Sorbonne Nouvelle, ou son.sa représentant.e.

Elle comprend 15 membres de droit avec voix délibérative ainsi répartis :

- la ou la VP-CFVU ou son.sa représentant.e ;
- le ou la VP-vie de campus ou son-sa représentant.e
- Le ou la Vice-président.e étudiant (VPE) ou son.sa représentant.e ;
- Un représentant par UFR, désigné par le conseil de gestion de chaque UFR ;
- Deux élu.e.s enseignant.e.s issu.e.s de la Commission de la formation et de la vie universitaire (CFVU) ;
- Une.e élu.e Biatss issu.e de la Commission de la formation et de la vie universitaire (CFVU) ;
- Un élu.e étudiant.e issu.e du Conseil d'administration (CA) ;
- Un élu.e étudiant.e issu de la Commission de la recherche (CR) ;
- Trois élu.e.s étudiant.e.s issu.e.s de la CFVU ;
- Deux représentant.e.s d'associations étudiantes ;
- Un Représentant de la mairie du 12e arrondissement de Paris ;
- Un Le ou la Directeur.trice général.e du CROUS de Paris ou son.sa représentant.e ;

Les représentants titulaires des étudiants au CA, à la CFVU et à la CR peuvent se faire représenter par leurs suppléants respectifs élus au CA, à la CFVU et à la CR. Seuls les membres disposant d'une voix délibérative peuvent recevoir des procurations, dans la limite de deux par personne. Ainsi, chaque membre ayant voix délibérative ne peut représenter plus de deux autres membres lors d'une réunion. Les procurations peuvent être transmises jusqu'au début de la séance. Seules les procurations reçues directement de leur mandataire seront acceptées, afin de permettre la vérification de leur validité et d'assurer la conformité des délibérations. Les représentant.e.s des associations étudiantes sont choisi.e.s annuellement par tirage au sort parmi les représentant.e.s des associations étudiantes de la Sorbonne Nouvelle qui se sont déclarée.e.s volontaires auprès de la CCVEC. Invité.e.s permanent.e.s :

- le ou la Directeur.trice de la DEVU, ou son.sa représentant.e ;
- le ou la responsable du service de la vie étudiante
- le ou la Directeur.trice du SAC, ou son.sa représentant.e
- l'agent comptable ou son représentant

Article 4 - Fonctionnement de la CCVEC

La CCVEC se réunit au moins trois fois par an, sans condition de quorum, sur convocation du Vice président ou de la Vie-présidente de la CFVU. Elle formule des propositions et rend des avis à la majorité des membres présent.e.s ou représenté.e.s. En cas de partage égal des voix, le ou la VP-CFVU ou son.sa représentant.e a voix prépondérante. Lorsqu'un membre de la CCVEC est porteur d'un projet, il ne peut pas participer au vote concernant le projet qu'il présente. Le vote se déroule au scrutin secret si un membre le demande.

4-1 Appel à projets :

Pour permettre la programmation de la CCVEC, un appel à projets est lancé avant chaque commission. Le calendrier des dates des commissions et des dates d'appels à projet est établi chaque année et diffusé sur le site de la Sorbonne nouvelle au plus tard une semaine avant la rentrée universitaire. Cet appel à projets est ouvert à l'ensemble de la communauté universitaire cependant les projets seront portées par l'établissement via ses services.

Les projets devront viser à l'amélioration des conditions de vie de campus de l'établissement. Ils devront répondre aux axes suivants de la CVEC :

- aides sociales dans le cadre de la commission FSDIE, selon les modalités fixées par cette commission ;
- santé des étudiant.e.s afin de soutenir les actions du service de santé inter établissement (SSE) ainsi que les projets centrés sur la prévention, l'accès aux soins et l'équilibre de vie des étudiant.e.s, et les projets favorisant l'intégration des étudiant.e.s en situation de handicap dans l'université ;
- activités culturelles afin de soutenir, d'encourager et de développer l'accès à la culture des étudiant.e.s ;
- activités d'accueil afin de favoriser l'accueil des étudiant.e.s, de créer des lieux de vie spécifiques pour les étudiant.e.s et de favoriser l'organisation d'événements fédérateurs pour la communauté universitaire ;
- activités sportives afin de favoriser une plus grande pratique sportive des étudiant.e.s et un meilleur équilibre de vie ;
- soutien aux intitiatives étudiantes ;
- développement durable, afin de favoriser le développement de la responsabilité environnementale ;

L'université s'engage à accompagner les porteuses et porteurs de projet dans le montage de leur dossier. Le Bureau de la Vie Étudiante (BVE) est chargé d'accompagner les porteurs de projets ainsi que les candidats. Chaque projet sera examiné par la Commission CVEC en formation plénière et réunit en jury. Les projets approuvés par la Commission CVEC font l'objet d'une décision formelle, d'une notificiation individuelle et d'un bilan présenté à la CFVU.

4-2 Durée des appels à projets :

La Sorbonne nouvelle souhaite encourager la réalisation de projeets qui ne se limiteraient pas à une année universitaire. De ce fait, la commission CVEC pourra étudier les projets déposés selon 2 modalités distinctes :
- des projets pour lesquels la durée est circonscrite à l'année universitaire en cours ;
- des projets pluriannuels dans une limite maximale de 3 années pour les projets dont la durée de déploiement serait supérieure au cadre d'une année universitaire, ou de projets ayant lieu chaque année (par exemple, des dispositifs d'accueils des étudiants)

4-3 Éligibilité des appels à projets :

Les porteurs de projet peuvent être : des étudiants ou personnels, des servicces ou composantes de la Sorbonne nouvelle. Les projets relevant des missions habituelles des composantes et services ne peuvent prétendre à un financement de la CVEC Les associations étudiantes peuvent déposer des demandes de subvention auprès de la commission FSDIE projets ;

Tous les projets, quel que soit leur déposant, doivent détailler, dans la mesure du possible, le nombre d'étudiants concernés par le projet, tant en termes d'étudiants impliqués que de bénéficiaires. Les projets concernant exclusivement des publics d'autres universités que la Sorbonne Nouvelle ne sont pas éligibles. Les appels à projet peuvent comprendre des dépenses de fonctionnement ou/et de personnel. L'ensemble des crédits attribués par année universitaire ne peuvent en revanche dépasser le plafond de 25% de dépenses en crédit de personnel fixé par la CFVU.

Article 5 - Engagement des bénéficaires

Les porteuses et porteurs de projets bénéficiaires de la CVEC s'engagent à produire un compte rendu d'activité et un bilan financier dans un délai de six semaines après la fin de réalisation du projet. Ce compte rendu et ce bilan seront à transmettre à la CCVEC par l'intermédiaire du BVE. Le bilan financier devra comprendre un comparatif entre le budget prévisionnel et le budget réel, ainsi que le justificatif des dépenses effectuées. pour les projets pluriannuels, un bilan intermédiaire sera présenté chaque année. En cas de non-utilisation, ou d'utilisation partielle, des moyens alloués, ou encore au cas où ils.elles n'auraient pas respecté leurs différents engagements, un remboursement des sommes sera exigé des bénéficiaires des financements. Les services ou composantes de la Sorbonne Nouvelle auxquels des crédits CVEC seront éventuellement attribués rendront également un bilan d'utilisation à la commission, dans les mêmes conditions. Tout projet subventionné devra porter la mention : "soutenu par la CVEC Sorbonne Nouvelle". Toute publicité, tous les supports de communication concernant une manifestation annoncée dans ce cadre devront être pourvus du tampon "CVEC Sorbonne Nouvelle".

Article 6 - Notification et versement de l'aide / subvention

Après décision de la commission CVEC, une notification s'effectue par écrit par voie dématérialisée au bénéficiaire. Chaque demandeur recevra une notification individuelle lui indiquant le montant de l'aide / subvention accordée ou, le cas échéant, les voies et délais de recours possibles. L'aide/ subvention financière est versée par l'Agent comptable de l'USN par virement sur le compte du bénéficiaire. À cette fin, un relevé d'identité bancaire sera demandé.